งานเปิดตัวสินค้าถือเป็นงานสำคัญมากงานหนึ่งเมื่อพูดถึงงานอีเวนท์ประเภทต่างๆ เพราะนอกจากจะมีผู้ร่วมงานเป็นสื่อมวลชนหรือสื่อต่างๆแล้ว ยังมีผู้ร่วมงานจากบริษัทของคุณเองมาร่วมงานด้วย งานเปิดตัวสินค้าจึงเป็นงานที่คุณจำเป็นต้องวางแผนอย่างรอบคอบ ทำงานเป็นระบบ ใช้ความคิดสร้างสรรค์อย่างเหมาะสม และทำงานนี้ออกมาอย่างดีที่สุดเพื่อผลงานของคุณจะได้สร้างความประทับใจให้ผู้มาร่วมงานและส่งเสริมให้สินค้าของคุณนั้นโดดเด่น สื่อสารตรงจุด เป็นที่จดจำ มีการบอกต่อ และกระจายอยู่ในสื่อต่างๆอย่างมากที่สุด และแน่นอน งานเปิดตัวสินค้าที่ดีจะนำมาซึ่งยอดขายที่คุณพอใจ
การวางแผนงานเปิดตัวสินค้า แบ่งเป็น 5 ระยะ และมีรายละเอียดภายในแต่ระยะ ดังนี้
ระยะปั้นงาน
กำหนดจุดประสงค์หลักของงาน
เตรียมสินค้าที่ต้องการนำเสนอ
กำหนดข้อความหลัก (Key Message) ที่ต้องการจะบอกต่อ
เนื้อหาเสริมเพิ่มเติม
กำหนดธีมของงาน (Theme)
a. ต้องเลือกให้เหมาะสมและเป็นการขยายให้กับสินค้าที่ต้องการเปิดตัว
b. ต้องคำนึงถึงภาพรวมหลักของแบรนด์ และเนื้อหาหลักของสินค้า
กำหนดทีมงานในการประกอบงานให้เกิดขึ้น แบ่งเป็น
a. ทีมสร้าง
b. ทีมประสานงาน
c. ทีมรันงาน
d. ทีมเก็บบันทึก
e. ทีมติดตามผล
ประสานงานเรื่องข้อมูลกับทีมขาย และผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับสินค้า
ช่วงการเช็คติดตามในช่วงก่อนถึงวันงาน
การเช็คจะมี 3 รอบด้วยกัน ดังนี้
3 วันก่อนงาน
ในช่วงเวลา 6-8 ชม
1 ชม. ก่อนงาน ว่าทุกฝ่ายไม่เกิดปัญหาและพร้อมที่จะมาร่วมงาน หรือกำลังดำเนินงาน
วันก่อนงาน
เช็คสถานที่ให้เรียบร้อยเริ่มจาก
การเดินจากจุดเริ่มต้น ทวนดูว่า ลูกค้า หรือแขกที่เข้ามาร่วมงาน จะต้องเจออะไรบ้าง
ลองเดินไปหลับตาไป ให้จินตนาการให้เห็นภาพจริงว่า ถ้าผู้ร่วมงานอยู่ที่จุดๆนั้นจะมองเห็นอะไรหรือเกิดปัญหาอย่างไร เช่น
หากตรงจุดนี้คนน่าจะมายืนกันเป็นจำนวนมาก พื้นที่ตรงนั้นจะพอหรือไม่
การเข้าถึงตรงไหนจะทำให้สินค้าเกิดจุดบกพร่องหรือไม่
ลูกผู้ร่วมงานได้รับของชำร่วยไปแล้วจะอยากลองลองเปิดดู หรือว่าต้องถือไปอย่างไร ให้ลองทำให้เหมือนจริงตัังต้นจนจบ
เช็คทีมของสถานที่ ไม่ว่าจะเป็น โรงแรม office หรือ showroom ว่าจะไม่มีอะไรเสียหรือซ่อม หรือมีจุดอ่อนตรงไหนไหม เช่น ถ้าจำนวนคนเยอะ แอร์จะรองรับได้ไหม หรือว่า่ แดดจะส่องเข้ามาทำให้สินค้าอาจจะเสียได้ เช็คให้แน่นใจว่า มีการวางแผนรองรับ หากมีเหตุสุดวิสัยเกิดขึ้น
วันงาน
โทรเช็คทีม ตั้งแต่ ลงทะเบียน ทีมตอนรับลูกค้า ทีมขาย ทีมดูแลกิจกรรม ทีมเสียง ทีมแขก vip
เช็คคุณภาพสินค้าในทุกทุกด้าน รูป รส กลิ่น เสียง หากมีเรื่อง package ก็ต้องตรวจตราไปถึงตรงนั้น
เช็คทีมบันทึกข้อมูลไม่ว่าจะเป็น ภาพ หรือวิดีโอ เพราะเหตุการเกิดครั้งเดียว ไม่สามารถพลาดในจุดนี้ได้
เช็คอาหารและเครื่องดื่ม
เช็คภาพรวมและการตกแต่ง
หลังงาน
สรุป comment จากทุกจุดเก็บไว้เป็น ข้อมูลในการจัดการครั้งต่อไป
สรุปยอดสั่งภายในงาน
สรุปต้นทุนการจัดงาน และบันทึกจำนวนแขกที่มารวมงานจริง
เตรียมข้อมูลที่ในส่วนการบันทึก งานเช่น ภาพและ วิดีโอ เพื่อส่งต้องไปทาง media ต่างๆ เพื่อขยายความของงาน และใช้ประโยชน์จากงานให้คุ้มค่าที่สุด