Check List งานเปิดตัวสินค้า

งานเปิดตัวสินค้าถือเป็นงานสำคัญมากงานหนึ่งเมื่อพูดถึงงานอีเวนท์ประเภทต่างๆ เพราะนอกจากจะมีผู้ร่วมงานเป็นสื่อมวลชนหรือสื่อต่างๆแล้ว ยังมีผู้ร่วมงานจากบริษัทของคุณเองมาร่วมงานด้วย งานเปิดตัวสินค้าจึงเป็นงานที่คุณจำเป็นต้องวางแผนอย่างรอบคอบ ทำงานเป็นระบบ ใช้ความคิดสร้างสรรค์อย่างเหมาะสม และทำงานนี้ออกมาอย่างดีที่สุดเพื่อผลงานของคุณจะได้สร้างความประทับใจให้ผู้มาร่วมงานและส่งเสริมให้สินค้าของคุณนั้นโดดเด่น สื่อสารตรงจุด เป็นที่จดจำ มีการบอกต่อ และกระจายอยู่ในสื่อต่างๆอย่างมากที่สุด และแน่นอน งานเปิดตัวสินค้าที่ดีจะนำมาซึ่งยอดขายที่คุณพอใจ

การวางแผนงานเปิดตัวสินค้า แบ่งเป็น 5 ระยะ และมีรายละเอียดภายในแต่ระยะ ดังนี้

ระยะปั้นงาน

1. กำหนดจุดประสงค์หลักของงาน

2. เตรียมสินค้าที่ต้องการนำเสนอ

3. กำหนดข้อความหลัก (Key Message) ที่ต้องการจะบอกต่อ

4. เนื้อหาเสริมเพิ่มเติม

5. กำหนดธีมของงาน (Theme) 

   a. ต้องเลือกให้เหมาะสมและเป็นการขยายให้กับสินค้าที่ต้องการเปิดตัว 

   b. ต้องคำนึงถึงภาพรวมหลักของแบรนด์ และเนื้อหาหลักของสินค้า

6. กำหนดทีมงานในการประกอบงานให้เกิดขึ้น แบ่งเป็น 

   a. ทีมสร้าง 

   b. ทีมประสานงาน 

   c. ทีมรันงาน 

   d. ทีมเก็บบันทึก 

   e. ทีมติดตามผล

7. ประสานงานเรื่องข้อมูลกับทีมขาย และผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับสินค้า

ช่วงการเช็คติดตามในช่วงก่อนถึงวันงาน

การเช็คจะมี 3 รอบด้วยกัน ดังนี้

1. 3 วันก่อนงาน

2. ในช่วงเวลา 6-8  ชม

3. 1 ชม. ก่อนงาน ว่าทุกฝ่ายไม่เกิดปัญหาและพร้อมที่จะมาร่วมงาน หรือกำลังดำเนินงาน

วันก่อนงาน

เช็คสถานที่ให้เรียบร้อยเริ่มจาก

1. การเดินจากจุดเริ่มต้น ทวนดูว่า ลูกค้า หรือแขกที่เข้ามาร่วมงาน จะต้องเจออะไรบ้าง

2. ลองเดินไปหลับตาไป ให้จินตนาการให้เห็นภาพจริงว่า ถ้าผู้ร่วมงานอยู่ที่จุดๆนั้นจะมองเห็นอะไรหรือเกิดปัญหาอย่างไร เช่น 

1. หากตรงจุดนี้คนน่าจะมายืนกันเป็นจำนวนมาก พื้นที่ตรงนั้นจะพอหรือไม่

2. การเข้าถึงตรงไหนจะทำให้สินค้าเกิดจุดบกพร่องหรือไม่

3. ลูกผู้ร่วมงานได้รับของชำร่วยไปแล้วจะอยากลองลองเปิดดู หรือว่าต้องถือไปอย่างไร ให้ลองทำให้เหมือนจริงตัังต้นจนจบ

3. เช็คทีมของสถานที่ ไม่ว่าจะเป็น โรงแรม office หรือ showroom ว่าจะไม่มีอะไรเสียหรือซ่อม หรือมีจุดอ่อนตรงไหนไหม เช่น ถ้าจำนวนคนเยอะ แอร์จะรองรับได้ไหม หรือว่า่ แดดจะส่องเข้ามาทำให้สินค้าอาจจะเสียได้ เช็คให้แน่นใจว่า มีการวางแผนรองรับ หากมีเหตุสุดวิสัยเกิดขึ้น

วันงาน

1. โทรเช็คทีม ตั้งแต่ ลงทะเบียน ทีมตอนรับลูกค้า ทีมขาย ทีมดูแลกิจกรรม ทีมเสียง ทีมแขก vip

2. เช็คคุณภาพสินค้าในทุกทุกด้าน รูป รส กลิ่น เสียง หากมีเรื่อง package ก็ต้องตรวจตราไปถึงตรงนั้น

3. เช็คทีมบันทึกข้อมูลไม่ว่าจะเป็น ภาพ หรือวิดีโอ เพราะเหตุการเกิดครั้งเดียว ไม่สามารถพลาดในจุดนี้ได้

4. เช็คอาหารและเครื่องดื่ม

5. เช็คภาพรวมและการตกแต่ง

หลังงาน

1. สรุป comment จากทุกจุดเก็บไว้เป็น ข้อมูลในการจัดการครั้งต่อไป

2. สรุปยอดสั่งภายในงาน

3. สรุปต้นทุนการจัดงาน และบันทึกจำนวนแขกที่มารวมงานจริง

4. เตรียมข้อมูลที่ในส่วนการบันทึก งานเช่น ภาพและ วิดีโอ เพื่อส่งต้องไปทาง media ต่างๆ เพื่อขยายความของงาน และใช้ประโยชน์จากงานให้คุ้มค่าที่สุด

เทศกาลเดียวกันทำไมต้องมีธีมที่ต่างกัน

ในแต่ละปีเทศกาลต่างๆของทุกปีก็จะวนมาใน 365 วัน ซึ่งในแต่ละเทศกาลนั้นเราสามารถเลือกเรื่องราวต่างๆที่สอดแทรกอยู่มาตีความ ใส่ความคิดสร้างสรรค์และขยายขนาดเรื่องราวๆนั้นๆให้เป็นธีมขึ้นมาได้ การจัดเทศกาลที่เป็นเทศกาลเดิมแต่มีธีมที่ต่างออกไปจะทำให้ผู้มาเยือนจะรู้สึก “เซอร์ไพรส์” และได้มีจุด “จดจำ” มันก็จะทำให้การจดจำเป็นเรื่องมีง่ายและชัดเจนและน่าที่จะบอกต่อซ้ำกันไปเรื่อยๆนั่นเอง

นอกจากจะทำให้งานมีความน่าสนใจมากขึ้นแล้ว การจัดงานหรือสถานที่ในเทศกาลเดิมๆแต่ต่างธีมออกไป ยังทำให้งานหรือสถานที่นั้นๆมีความแตกต่างจากสิ่งที่เคยทำมาแล้วในอดีตอีกด้วย เป็นการสะท้อนมาตรฐานของผู้จัดงานว่ามีความสามารถ มีความทุ่มเท ตั้งใจในการจัดงาน ส่งผลให้ผู้ที่มาร่วมงานอยากมางานมากขึ้นและตั้งตารอคอยให้มีการจัดเทศกาลในธีมที่แตกต่างออกไปเรื่อยๆนั่นเอง

ตัวอย่างเทศกาลที่สามารถจัดออกมาในธีมที่แตกต่างกัน

Christmas’s Festival

-        ธีม Christmas สีเขียวแดง - ต้นสน ของประกับ กล่องของขวัญ

-        ธีม Christmas พาสเทล - ขนมหวาน ลูกกวาด บ้านขนมปังผิง

-        ธีม Christmas สีขาว - หิมะ เกล็ดน้ำแข็ง

Valentine’s Festival

-        ธีม Valentine’s สีแดง - กุหลาบแดง จุมพิต

-        ธีม Valentine’s สีชมพูด - ลูกกวาดหัวใจ จดหมายรัก และ

-        ธีม Valentine’s สีดำ - หัวใจรักที่หนักแน่น

Halloween’s Festival

-        ธีม Halloween’s ผีฝักทองสุดคลาสสิค

-        ธีม Halloween’s ผีไทยครบเครื่อง

-        ธีม Halloween’s ผีโรงพยาบาลเลือดสาด ซอมบี้

เลือกธีมอย่างไรให้เหมาะกับงาน

ธีมงาน (Theme) มีความสำคัญมากในการจัดงานอีเวนท์ เพราะช่วยทำให้งานอีเวนท์น่าสนใจ อยากมา ทำให้ผู้คนจดจำและบอกต่อ โดยในบทความนี้เราจะมาลงรายละเอียดดีเทลในการจัดงานกันค่ะ

1. กำหนดจุดประสงค์ให้ชัดเจนของงาน

จุดประสงค์ของงานในที่นี้สามารถเริ่มต้นได้จากหัวข้อต่างๆ เช่น 

งานเปิดตัวสินค้า 

• สินค้าคืออะไร รุ่นอะไรบ้าง

• ข้อความหลักสำคัญที่ต้องการสื่อออกไปคืออะไร (Key Message)

• จุดเด่นสินค้า ความแตกต่างของสินค้า

• ประโยชน์ หรือ ความรู้สึกที่ได้เมื่อใช้สินค้า 

งานวันเกิด

• เจ้าของวันเกิดคือใคร อายุเท่าไหร่

• สิ่งที่เจ้าของวันเกิดชอบ

• สิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นในรอบปีที่ผ่านมาที่เข้าของวันเกิดกำลังต้องการให้เกิดขึ้น

• สิ่งที่เจ้าของวันเกิดอยากให้เกิดขึ้นในอนาคต
  

2. กำหนดและให้รายละเอียดของผู้ที่จะมาร่วมงาน

• ผู้ที่จะมาในงานคือใครบ้าง สัดส่วนเป็นอย่างไร เช่น สื่อมวลชน ลูกค้า คู่ค้า 

• ความต้องการเฉพาะกลุ่ม

• ความต้องการหรือสิ่งที่ผู้ร่วมงานน่าจะสนใจร่วมกัน
  

3. กำหนดความรู้สึกพิเศษที่ผู้ที่มาร่วมงานจะได้รับ

บรรยกาศและความรู้สึกที่อยากให้ผู้ร่วมงานนั้นรู้สึกในก้าวแรกที่เข้ามาในงานจะเป็นอย่างไร เช่น 

• สนุกแบบใสๆ เบาสบายๆ แสงสีตระการตา 

• ลึกลับ มืดๆ มีแสงเงา

• ดู sexy น่าค้นหา ดึงดูดให้ติดตาม

• จริงจัง ซีเรียส มีหลักการ

เมื่อได้ครบทุกข้อแล้วให้เขียนใจกระดาษหรือบันทึกเอาไว้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะจะช่วยให้เราลงรายละเอียดในเรื่องต่างๆได้ดียิ่งขึ้น

รายละเอียดดีเทลสำคัญที่ต้องลงรายละเอียด

สิ่งแรกที่เน้นเลยคือ “การมองเห็น” หรือ Looks นั่นเอง เพราะสิ่งที่คนทุกคนจะรับรู้เรื่องราวของงานได้คือการจากการมองเห็น เช่น การมองการ์ดที่ส่งมาเชิญ โปสเตอร์ หรือแม้กระทั้งการบอกต่อโดยเป็นการเชิญผ่านการอธิบายของปาก  คนที่อธิบายก็ จะต้องรู้สึกถึงสิ่งนั้นได้จากการมองเห็นแล้วบอกต่อ

ให้อ่านจุดประสงค์หลักของงานอีกครั้งแล้วหลับตาลง ใช้จินตนาการมองให้เห็นภาพว่าเราต้องการให้ง้านออกมาเป็นแบบไหน เช่น งานแนวสนุกมันส์ๆ งานเบาๆน่ารักใสๆ สไตล์หวานๆ งานที่เป็นการจำลองธรรมชาติ ซึ่งเราสามารถกำหนดงานนั้นให้เหมาะสม สามารถจับคู่กันได้ ไปได้ด้วยดี จากนั้นให้ยึดจากตรงนั้น และเขียนลงไปในกระดาษเลยว่า “งานสไตล์หวานๆ”

เมื่อนำสไตล์งานบวกกับสินค้า เราก็จะเขียนลงไปในกระดาษว่า  “งานเปิดตัว Strawberry Llipstick สไตล์หวานๆ” จากนั้นให้เราลองแค่เอาคำว่าหวานมาตีความ เพื่อขยายไอเดียใหได้ก่อน พักคำว่างานเปิดตัวเอาไว้ก่อนตรงนี้ ให้เน้นเรื่องการขยายไอเดียให้ได้

-        ขนมหวาน

-        ดอกไม้สีหวานๆ

-        สีพาสเทล

-        ความนุ่มนิ่ม เบาบาง

พอเราได้ คำพวนนี้ออกมาลงที่กระดาษแล้วเราก็ มาลองโยงกับสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ จุดประสงค์งาน คือ การเปิดตัว strawberry lipstick  ก็ลองมาเลือกดูสิว่า ใน 4 คำด้านบน คำไหนที่จะ “เสริม” จุดประสงค์หลัก (ไม่เอาที่ไปแข่งกันกับจุดประสงค์หลักนะคะ)

• ขนมหวาน เป็นของกิน strawberry ก็เป็นของกิน หากเอามาโยงกันก็ต้องโยงที่ทำให้เห็นว่า เป็นการเสริมเช่น ธีมขนมหวานทุกชนิดที่เห็นจะต้องเป็นรส Strawberry ทั้งหมด

• ดอกไม้ หากนำอันนี้มาคู่ ก็ต้องมองให้เห็นว่าจะทำอย่างไรให้ strawberry โดดเด่นขึ้นมา เช่น นำผิวของ strawberry มาเป็นกลีบของดอกไม้แล้วทำเป็นธีมดอก strawberry เพราะเมื่อคุณใช้ lipstick นี้ ริมฝีปากของคุณจะ มีกลิ่มหอมน่าสูดดมเหมือนดอกไม้ แต่น่าลิ้มรสเสมือนกับ strawberry อันแสนหวานอมเปรี้ยว

• สีพาสเทล หากมาจับกัน strawberry อาจจะออกเป็นสถานที่ สายรุ้งที่เป็นสีหลายสี ที่เป็นแนวน้อยลงกว่าหน่อยแต่ว่าน่าสนใจ เพราะเป็นสัญญลักษ์ของความสนุกแบบหวานๆ เบาๆ ที่คุณจะได้สัมผัส เมื่อใช้ lipstick นี้

• ความนุ่มนิ่ม เบาบาง ก็สามารถพูดถึงความรู้สึกของ lipstrick เมื่อมาอยู่บนริมฝีบางแล้วจะรู้สึกเบาบาง ตรงข้ามกับความหวานหนึบแบบหนึบหนับ เลือกที่จะสือความเบาออกมาเหมือนเมฆที่หอมหวานหน้าลอง และก็เมื่อได้ไปจุมพิตกับใคร lipstick นั้นก็จะเบาบา และเน้นที่ความหอม เหมือนได้สัมผัสกับเมฆ สีชมพูเบาๆเลยทีเดียว

จะเห็นได้ว่าเราสามารถคิดตาม scope ได้หมด แต่ไม่เลอะเทอะนอกประเด้น หรือว่าหลากหลายเกินไป สุดท้ายเราก็จะตัดสินใจได้ง่าย และสามารถหาทางเลือกที่ได้ตั้งขอบเขตไว้แล้ว จากจุดที่สำคัญที่สุด

สุดท้สยคือ เมื่อเราใส่ “ธีม” เข้าไปในงานแล้ว แค่ lipstick รส strawberry ธรรมดาเราก็ทำให้มีเรื่องราวน่าสนใจได้ และสามารถลงรายละเอียดต่างๆได้ง่ายขึ้น เช่น

Dress code : Sweet Pink color

Entering : ซุ้ม strawberry

Backdrop : ผลิตภัณฑ์เล่าเรื่อง strawberry lipstick ที่มี ขนมหวานยักษ์จำนวนมากที่เป็นรส strawberry เพราะริมฝีปากของคุณจะหวานน่าลิ้มรส เหมือนของหวานพวกนี้เลย

Activities : สอนแต่งหน้าสไตล์หวานๆ ให้เข้ากับชุดที่แต่งตัวมา สอนทำขนมง่ายๆ ที่เป็นรส strawberryหรือสอนทำ cocktail ให้กับสาวหวานซ้อนเปรี้ยวที่

Food : อาหารหลักเป็นไก่ย่างซอส strawberry หรือสลัด strawberry หรือเค้กรส strawberry

ของชำร่วย : ผลิตภัณ์พร้อมมาการองรส strawberry